Handleiding › ⚙️ Beheer en veiligheid

Medische gegevens: rechten, kampleiding en bewaren

Medische gegevens van leden zijn extra beschermd. Als afdelingshoofd stel je in wie ze ziet en wanneer. Een samenvatting van alles staat op 🩺 Zo gaan we om met medische gegevens.

🩺 Medisch zien

Ga naar ⚙️ Instellingen → 🔑 Wat mag elke rol. Het recht 🩺 Medisch zien staat standaard aan voor de beheerder en de leiding van een groep. Uitzetten kan:

• voor de hele afdeling (in die tabel), of
• per groep: 📅 Groepsavonden → 🔑 Rechten bij de groep (of in de groep zelf bij ⚙️ Instellingen). Een groep kan het alleen uitzetten.

Hulpleiding krijgt het nooit via de rol, alleen via een functie. Onder de rechten zie je per groep 👀 Wie ziet nu de medische gegevens: wie het ziet en waarom, en wie niet (bijvoorbeeld "✗ ziet het niet: 🩺 staat uit voor leiding in Junioren").

🧑‍⚕️ De functie EHBO

Bij 🧩 Per functie staat bij EHBO standaard ✓ 🩺 Medisch zien. Wie die functie heeft (Personen → 🏷️ Functies), ziet de medische gegevens van de groepen waar hij leiding of hulpleiding is, en de noodkaart van die groepen. Je kunt het recht ook aan een andere functie geven, of bij EHBO uitzetten.

🏕️ Meegaande kampleiding

In hetzelfde blok staat 🏕️ Meegaande kampleiding: wie bij een kamp of activiteit op ✅ Ik ga mee of 🕓 Ik ga deels mee staat, ziet op de noodkaart de medische gegevens van alle opgegeven leden, ook van andere groepen. Standaard van 7 dagen vóór tot 2 dagen na het kamp; die dagen stel je hier in (ze gelden ook voor de noodkaart van de groep zelf). Per groep uit te zetten met 🏕️ Meegaande kampleiding ziet medisch bij 🔑 Rechten van die groep.

🔐 Opnieuw bevestigen en de tweede stap

• Medische gegevens openen vraagt altijd eerst een passkey, een code uit de authenticator-app of een code per mail; daarna 10 minuten.
• Bij ⚙️ Instellingen → 🔐 Tweede stap bij inloggen staat 🩺 Iedereen die medische gegevens van leden kan zien standaard aan: die stellen bij de volgende keer inloggen een passkey of app in (een week uitstellen kan één keer).

⏳ Bewaartermijn

Medische gegevens blijven tot 12 maanden na de laatste bevestiging (een ouder klikt ✅ Klopt of slaat op, geeft toestemming, of de leiding klikt ✅ Samen nagekeken). Daarna krijgt de ouder een mail, na 30 dagen een herinnering en na 53 dagen de laatste; na 60 dagen wist de app ze. Is het lid opgegeven voor een kamp, dan pas een week na dat kamp. Dit doet de taak 🩺 Medische gegevens: bewaartermijn bij ⏰ Planner (elke ochtend; laat hem aan staan). Stopt een lid (verwijderen), dan is alles meteen weg.

📜 Het inzagelog

Elke keer dat iemand medische gegevens opent, staat in het inzagelog van de groep (🧒 Leden → 🔍 Inzagelog): wie, wanneer, wat (🩺) en waarom (leiding van de groep, functie EHBO, meegaande kampleiding, ledenadministratie). Op de noodkaart telt elk lid apart. De ouders zien het in het ouderportaal bij 👀 Wie bekeek het. Dat is een keuze van de club: bij 🔑 Rechten, onder 🏕️ Meegaande kampleiding, staat 👀 Ouders zien wie de medische gegevens bekeek (standaard aan). Uit: het inzagelog blijft bestaan en staat in de AVG-export van het kind, alleen niet zichtbaar in het ouderportaal. Bekijkt iemand in een uur de medische gegevens van 25 of meer leden (de noodkaart niet meegerekend), dan krijg je een melding 🚨.

⚠️ MEDISCH_GEHEIM

Bij ⚙️ Instellingen → 💾 Back-ups zie je een melding als de ledenregistratie aan staat maar MEDISCH_GEHEIM niet is ingesteld. Dan opent het gewone GEHEIM ook de medische gegevens. Een apart geheim later instellen maakt de medische gegevens die er al zijn onleesbaar (de app versleutelt ze niet opnieuw): doe dat alleen in overleg met wie de server beheert. Gehoste clubs hoeven niets te doen.

Wat te doen na de update

1. Kijk bij 🔑 Rechten of 🩺 Medisch zien klopt voor elke groep, en geef de EHBO'er de functie EHBO.
2. Kijk bij 🔐 Tweede stap of 🩺 aan staat; vertel de leiding dat ze een passkey of app instellen.
3. Leden met medische gegevens zonder toestemming staan op ⚠️: laat de leiding de ouders vragen (📨) of de getekende papieren vastleggen (📝).
4. Gebruik de nieuwe papieren formulieren (met het ✍️ toestemmingsvak) voor nieuwe leden en kampen.
5. Vul de DPIA in (docs/avg/dpia-medisch.md in de repository) en noem de medische gegevens in je privacyverklaring.

🔍 Zoeken en alle versies in de handleiding