Club KompaanToestemming vragen of op papier vastleggen
Medische gegevens bewaren we alleen met toestemming van een ouder. Die komt vanzelf binnen als een ouder ze invult in het ouderportaal of via een inschrijflink (met het vinkje). Staan er gegevens zonder toestemming, bijvoorbeeld van vóór deze versie of uit een import, dan zie je:
- bij het lid in de lijst: ⚠️ geen toestemming vastgelegd (en 📨 gevraagd 9 nov. als je het al vroeg);
- op de medische kaart: een gele melding met twee knoppen;
- op de noodkaart: ⚠️ bij dat lid.
De gegevens blijven gewoon staan; de app waarschuwt alleen.
📨 Vraag de ouder om toestemming
Klik op 📨 Vraag de ouder om toestemming. De ouder krijgt een mail met een knop naar het ouderportaal (7 dagen geldig), bekijkt de gegevens en vinkt de toestemming aan. Daarvoor moet er een e-mailadres bij het lid staan en het ouderportaal aan staan.
📝 Toestemming op papier vastleggen
Heeft de ouder het ✍️ toestemmingsvak op het inschrijfformulier of de opgavestrook van de kampbrief getekend?
- Open bij het lid 🩺 Medisch en klik op 📝 Toestemming op papier vastleggen.
- Vul de naam van de ouder en de datum op het formulier in en kies welk formulier.
- Vink aan dat je het getekende vak hebt gezien en klik op ✓ Vastleggen.
Het papier hoef je niet te bewaren: de app legt vast wie, wanneer, welke tekst en dat jij het vastlegde.
Het toestemmingsvak komt vanzelf op een papieren formulier dat naar medische gegevens vraagt (allergieën, medicijnen, dieet): de kampbrief en het inschrijfformulier lidmaatschap (📄 Documenten).
Intrekken
Een ouder kan de toestemming altijd intrekken in het ouderportaal. Dan zijn de medische gegevens meteen gewist; je ziet daarna "geen medische gegevens". Vraagt een ouder het jou mondeling? Laat het de ouder dan zelf in het ouderportaal doen, of maak de medische velden leeg en sla op.
Jaarlijks nakijken
Een jaar na de laatste bevestiging vraagt de app de ouder per mail of het nog klopt. Zonder bevestiging (en zonder e-mailadres) zie je bij 🧒 Leden ⏳ Medische gegevens die binnenkort worden gewist. Kijk ze samen met de ouder na (of op papier) en klik op ✅ Samen nagekeken; dan blijven ze weer een jaar staan.