Club Kompaan🩺 Zo gaan we om met medische gegevens
Allergieën, medicijnen en een dieet van een kind zijn bijzondere persoonsgegevens. Daar gaan we extra zuinig mee om. Op deze pagina staat alles op een rij; de pagina's eronder leggen per onderdeel uit hoe het werkt.
Wat we bewaren
Per lid, alleen als een ouder (of de leiding met toestemming) het invult:
- ⚠️ allergieën, met de ernst (licht, matig, ernstig, levensbedreigend) en wat de leiding moet doen;
- 💊 medicatie: naam, dosering, wanneer, en of de leiding het mag geven;
- 🍽️ dieet;
- 📝 overige bijzonderheden.
Niets anders: geen diagnoses en geen medische geschiedenis. Alles is optioneel.
Waarom
Alleen voor de veiligheid van het kind op groepsavonden, kampen en activiteiten: weten wat je moet doen bij een allergische reactie, welke medicijnen een kind gebruikt en wat het mag eten. Medische gegevens gaan nooit in een mail, een pushbericht, een export voor een kamp of naar een AI.
Met toestemming
We bewaren medische gegevens alleen met uitdrukkelijke toestemming van een ouder (AVG art. 9 lid 2a). De app legt per lid vast wie die gaf, wanneer, hoe (ouderportaal, inschrijflink, op papier of bij een import) en welke tekst. Is er geen toestemming vastgelegd, dan staat er ⚠️ bij het lid en op de noodkaart, met een knop om het de ouder te vragen of het papier vast te leggen. Een ouder kan de toestemming altijd intrekken; dan wissen we de medische gegevens meteen.
Wie het ziet
| Wie | Wat | Wanneer |
|---|---|---|
| De leiding en de beheerder van de groep | de leden van de eigen groep | als 🩺 Medisch zien aan staat (standaard aan) |
| Iemand met de functie EHBO (of een andere functie met 🩺) | de leden van de groepen waar hij leiding of hulpleiding is | altijd |
| Meegaande kampleiding (✅ Ik ga mee of 🕓 deels) | de opgegeven leden van dat kamp, ook van andere groepen | alleen op de noodkaart, van een week vóór tot twee dagen na het kamp |
| De ledenadministratie | alle leden | altijd |
| De ouder | de eigen kinderen | in het ouderportaal, na een klik |
Hulpleiding (zonder functie), het bestuur en het afdelingshoofd zonder rol in de groep zien het niet.
Hoe het beveiligd is
- Versleuteld in de database, met een eigen sleutel per groep en een extra slot voor medische gegevens.
- Tweede stap bij het inloggen (passkey of authenticator-app) is verplicht voor wie medische gegevens kan zien. Aanbevolen: een passkey (🔑 Een passkey toevoegen).
- Opnieuw bevestigen bij het openen: met je passkey, een code uit je app of een code per mail; daarna 10 minuten.
- Verdwijnt vanzelf na 60 seconden, of meteen als je naar een ander tabblad of een andere app gaat.
- Inzagelog: elke keer dat iemand medische gegevens opent (ook elk lid op de noodkaart), met wie, wanneer en waarom. De ouder ziet dat bij 👀 Wie bekeek het, als de club dat aan heeft staan (standaard aan; uit blijft het log bestaan en staat het in de AVG-export).
- De noodkaart is alleen rond het kamp te openen; op papier en in de PDF staat "VERTROUWELIJK – medisch" met wie hem maakte en tot wanneer hij bewaard mag worden.
Hoe lang
- Medische gegevens: tot 12 maanden na de laatste bevestiging door een ouder (of ✅ Samen nagekeken door de leiding). Daarna krijgt de ouder drie mails; zonder bevestiging wissen we ze na 60 dagen. Is het kind opgegeven voor een kamp, dan pas een week na dat kamp.
- Stopt een lid (verwijderd), dan is alles meteen weg.
- Het bewijs van toestemming (gegeven en ingetrokken): een jaar.
- Gescande formulieren: 30 dagen na het kamp. Het inzagelog: een jaar.
Jouw rechten (voor ouders)
Je kunt in het ouderportaal altijd zien wat er staat, het aanpassen, zien wie het bekeek (als de club dat aan heeft staan), en de toestemming intrekken (dan wissen we het). Voor een volledig overzicht (AVG-verzoek) of een vraag: neem contact op met de leiding of het bestuur.