📜 Algemene voorwaarden

1. Wie zijn wij, en wie zijn jullie

Wij: Club Kompaan, , KvK …, e-mail via het supportformulier. Wij maken en leveren Club Kompaan.

Jullie: de vereniging, stichting of club die een licentie bestelt (de klant). Wie bestelt, doet dat namens de vereniging en mag dat ook.

Club Kompaan is bedoeld voor organisaties, niet voor privégebruik. Daarom geldt het herroepingsrecht voor consumenten (14 dagen bedenktijd) niet. Twijfel je? Begin dan met de gratis proef.

2. Wat jullie krijgen

• Een licentie voor de modules van het gekozen pakket, zolang het abonnement loopt.
• Zelf gehost: jullie draaien Club Kompaan op een eigen server. De server, de back-ups daarvan en de beveiliging ervan zijn dan van jullie.
• Door ons gehost: wij draaien Club Kompaan voor jullie, met een eigen adres, een eigen database, elke nacht een versleutelde back-up, updates en beveiliging. Daarvoor sluiten we samen de verwerkersovereenkomst; die hoort bij deze voorwaarden.
• Support via het supportformulier. We reageren meestal binnen twee werkdagen.

3. Bestellen en de gratis proef

De overeenkomst begint zodra je de bestelling afrondt: met de betaling (iDEAL) of, bij betalen per overboeking, met het versturen van de bestelling. Je krijgt een bevestiging per mail. Een gratis proef loopt vanzelf af en kost niets; daarna kies je zelf of je verdergaat.

4. Prijzen en betalen

• De prijzen staan op de website en bij het bestellen. Prijzen zijn inclusief btw, als die van toepassing is.
• Automatisch (iDEAL en daarna incasso): de eerste periode betaal je bij het bestellen, daarna wordt elke maand of elk jaar vanzelf afgeschreven.
• Per overboeking: je krijgt per periode een betaalverzoek met de factuur. Betaal binnen 14 dagen, met het kenmerk erbij.
• Je krijgt bij elke betaling een factuur per mail. Alle facturen staan ook bij Mijn licentie.
• Lukt een betaling niet? Dan krijg je een mail om zelf te betalen, en herinneringen. Is er na 30 dagen nog niet betaald, dan stopt de licentie een week later. Jullie gegevens blijven dan bewaard; na betalen werkt alles meteen weer.
• Een prijswijziging laten we minstens een maand van tevoren weten. Gaan jullie daar niet mee akkoord, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

5. Looptijd, wisselen en opzeggen

• Per maand: het eerste jaar staat vast. Daarna kun je per de volgende maand opzeggen of naar een kleiner pakket.
• Per jaar: je betaalt steeds een jaar vooruit. Opzeggen of een kleiner pakket gaat in per het volgende jaar.
• Naar een groter pakket kan altijd en gaat meteen in. Je betaalt dan alleen het verschil voor de rest van de lopende periode.
• Opzeggen doe je bij Mijn licentie. Wat al betaald is, betalen we niet terug, tenzij het onze fout is.
• Wij kunnen het abonnement beëindigen als jullie na herinneringen niet betalen, of Club Kompaan gebruiken op een manier die anderen of de wet schaadt. Dat laten we eerst weten, zodat jullie het kunnen oplossen.
• Afspraken met early adopters die afwijken (zoals een vaste prijs), gelden zoals ze per mail zijn bevestigd.

6. Gebruik

De licentie is voor jullie eigen vereniging: niet doorverkopen, niet verhuren aan anderen. Jullie zijn zelf verantwoordelijk voor wie er toegang krijgt en voor wat er wordt ingevuld. Gebruik Club Kompaan niet voor iets wat niet mag, zoals spam of het verzamelen van gegevens zonder toestemming.

7. Gehost door ons: beschikbaarheid en onderhoud

• We doen ons best om Club Kompaan altijd bereikbaar te houden, maar kunnen niet beloven dat het nooit even weg is.
• Gepland onderhoud kondigen we vooraf aan in de app en op de statuspagina, en doen we bij voorkeur 's nachts.
• Updates gaan 's nachts vanzelf. Het afdelingshoofd kan ze een tijd uitstellen. Vóór elke update maken we een kopie van de database.
• Elke nacht maken we een versleutelde back-up, ook op een andere plek. Back-ups bewaren we tot 13 maanden.

8. Jullie gegevens

De gegevens in Club Kompaan (leden, ouders, leiding) zijn van jullie. Jullie zijn verantwoordelijk volgens de AVG. Hosten wij Club Kompaan, dan verwerken wij die gegevens alleen voor jullie, volgens de verwerkersovereenkomst. We verdienen niets aan jullie gegevens, verkopen ze nooit en kijken er niet in, behalve als jullie daar zelf om vragen (bijvoorbeeld bij een supportvraag). Hoe wij omgaan met de gegevens van jullie als klant (zoals het e-mailadres en factuuradres), staat in de privacyverklaring.

9. Als het abonnement stopt

• Tot de einddatum werkt alles gewoon. Jullie kunnen dan een volledige kopie maken (⚙️ Instellingen → 💾 Back-ups) of verhuizen naar een eigen server (🚚 Verhuizen).
• Door ons gehost: na de einddatum zetten we de club stil. Hij blijft nog 30 dagen bewaard, zodat jullie alsnog een kopie kunnen krijgen. Daarna verwijderen we hem. Back-ups waarin de gegevens nog staan, verlopen vanzelf, uiterlijk 13 maanden later.
• Facturen en de gegevens die erbij horen, bewaren we 7 jaar. Dat is wettelijk verplicht.

10. Aansprakelijkheid

We doen ons uiterste best, maar fouten kunnen gebeuren. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die door onze schuld ontstaat, tot hooguit het bedrag dat jullie in de 12 maanden daarvoor hebben betaald. Niet voor indirecte schade, zoals gemiste inkomsten. Dit geldt niet bij opzet of grove schuld. Overmacht (zoals een grote storing bij een leverancier of internet) geldt niet als onze schuld.

11. Wijzigingen en recht

Veranderen deze voorwaarden, dan laten we het minstens een maand van tevoren weten. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan beslist de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn.

Vragen over deze voorwaarden? Stel ze via het supportformulier.