🤝 Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de vereniging die Club Kompaan gehost afneemt. Verwerker: Club Kompaan, , KvK ….

2. Wat we verwerken en waarvoor

• Betrokkenen: leden (ook kinderen), ouders en verzorgers, leiding, vrijwilligers, bestuur, huurders en andere contacten van de vereniging.
• Gegevens: wat de vereniging in de app zet, zoals namen, contactgegevens, geboortedatum, aanwezigheid, betalingen en declaraties, documenten en foto's. Soms ook bijzondere gegevens, zoals medische informatie (allergieën, medicijnen). Die staan apart versleuteld.
• Doel: alleen om de app voor de vereniging te laten draaien: opslaan, back-ups maken, bijwerken, beveiligen en helpen bij support. Nooit voor iets anders, niet voor onszelf en niet voor reclame.
• Duur: zolang het abonnement loopt, plus de termijnen in punt 8.

3. Instructies en geheimhouding

We verwerken de gegevens alleen zoals de vereniging dat wil: zoals de app het doet, en wat het bestuur of afdelingshoofd ons vraagt. Moeten we iets doen op grond van de wet (bijvoorbeeld een vordering van de politie), dan laten we dat eerst weten, als dat mag. Wie bij ons bij de gegevens kan, heeft geheimhouding afgesproken. We kijken niet in de gegevens, behalve als dat nodig is om een vraag of storing op te lossen, en dan alleen met toestemming.

4. Beveiliging

• Elke club een eigen container, een eigen database en een eigen netwerk, afgeschermd van de andere clubs.
• Alles over https. Gevoelige velden (zoals e-mailadressen en medische gegevens) staan versleuteld in de database. Back-ups zijn versleuteld en staan ook op een andere plek.
• Inloggen zonder wachtwoord (met een link of code per mail), met een tweede stap voor wie bij gevoelige gegevens kan. Het beheer van de servers kan alleen via een beveiligde verbinding, met een tweede stap.
• Updates van de server en de app, een firewall, blokkeren van aanvallers, een controle op virussen in uploads, en een melding bij opvallend veel opgevraagde ledengegevens.
• Elke maand een proef: we zetten een back-up terug en kijken of hij klopt.

5. Subverwerkers

De vereniging geeft toestemming voor deze subverwerkers. Een nieuwe laten we minstens een maand van tevoren weten; is de vereniging het er niet mee eens, dan kan ze opzeggen.

Zet de vereniging zelf een koppeling aan (bijvoorbeeld Mollie voor betalingen of AI-hulp), dan is dat een keuze van de vereniging. Die staat in het AVG-dossier in de app.

6. Een datalek

Merken we een datalek dat de gegevens van de vereniging raakt, dan laten we het zo snel mogelijk weten, uiterlijk binnen 24 uur. We vertellen wat er is gebeurd, welke gegevens het raakt en wat we doen. Zo kan de vereniging binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens melden, als dat nodig is. We helpen daarbij.

7. Hulp bij de rechten van betrokkenen en controle

Vraagt iemand de vereniging om inzage, verbetering of verwijdering, dan kan de vereniging dat meestal zelf in de app (het AVG-dossier, het gegevensoverzicht en verwijderen). Lukt dat niet, dan helpen we. De vereniging mag controleren of we ons aan deze afspraken houden. We geven daarvoor de informatie die nodig is, en werken mee aan een redelijke controle (op kosten van de vereniging, tenzij we iets niet goed deden).

8. Als het stopt

Tot de einddatum kan de vereniging zelf een volledige kopie maken of verhuizen. Na de einddatum bewaren we de club nog 30 dagen (stilgezet), zodat de vereniging alsnog een kopie kan krijgen. Daarna verwijderen we de gegevens. De versleutelde back-ups waarin ze nog staan, verlopen vanzelf, uiterlijk 13 maanden later.

9. Aansprakelijkheid en de rest

Voor aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden. Deze overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor de vereniging verwerken. Nederlands recht is van toepassing.

Een getekende versie nodig voor jullie administratie? Vraag hem aan via het supportformulier.