Handleiding › 🤝 Vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon

Werken jullie met een vertrouwenspersoon van buiten de vereniging (bijvoorbeeld een onafhankelijke vertrouwenspersoon van de regio)? Geef haar dan een eigen account als externe vertrouwenspersoon. Ze ziet alleen de berichten aan de vertrouwenspersoon: geen groepsavonden, leden, agenda, medische gegevens, personen of instellingen.

1. Zet bij 🧩 Modules de module 🤝 Vertrouwenspersoon aan.
2. Ga naar 🏢 Afdeling → 👥 Leiding en personen en open ＋ Persoon toevoegen. Kies 🤝 Extern · alleen vertrouwenspersoon. Die keuze heeft alleen het afdelingshoofd.
3. Vul voornaam, achternaam en e-mailadres in (verplicht: daar komt de uitnodiging). Bij Wie is dit? zet je een korte regel voor wie een bericht stuurt, bijvoorbeeld onafhankelijk vertrouwenspersoon van de regio.
4. Vink aan dat er een geheimhoudingsverklaring is getekend (verplicht). De app bewaart wanneer en door wie dat is aangevinkt.
5. Klik op 📧 Toevoegen en uitnodigen. Ze krijgt meteen een mail met een knop om in te loggen (7 dagen geldig, één keer, zonder wachtwoord).
6. Bij de eerste keer inloggen stelt ze een tweede stap in: een passkey of een app op haar telefoon. Voor een externe vertrouwenspersoon is dat altijd verplicht en kan het niet worden uitgesteld.

Wat ze ziet

• In het menu alleen 🏠 Home en 🤝 Vertrouwenspersoon (met het aantal berichten dat op antwoord wacht), de bel 🔔 en haar account.
• Op Home alleen aantallen (wachten op antwoord, open gesprekken, vragen om toestemming), met wie ze het samen doet en wie haar toevoegde.
• Bij 🤝 Vertrouwenspersoon de gesprekken: lezen, beantwoorden, toestemming vragen, afsluiten, en het contact en de bewaartermijn. Zelf een bericht sturen kan ze niet: zij is de vertrouwenspersoon.
• Op haar profiel: weergave, meldingen, e-mailadres, de tweede stap en 🛡️ Mijn kenmerk.
• Meldingen alleen over de vertrouwenspersoon. Elke andere pagina bestaat voor haar niet.

Wat de anderen zien

• Wie een bericht stuurt, ziet bij Je bericht gaat naar haar naam met het label extern en de regel Wie is dit?.
• Bij 👥 Personen en rollen staat ze in een eigen blok 🤝 Extern onderaan: geen rol, groepsavond, andere functie, sleutel of commissie (dat kan ook niet), wel of ze al heeft ingelogd, of de tweede stap is ingesteld en de geheimhoudingsverklaring. Een afdelingsbeheerder ziet de rij maar kan niets aanpassen.

Weghalen

• Klik bij haar rij op 🗑. Staan er nog open gesprekken, dan waarschuwt de app eerst (zonder vertrouwenspersoon kan niemand ze nog lezen); je kunt toch doorgaan.
• Ze kan meteen niet meer inloggen: alle sessies, passkeys en de app op haar telefoon zijn weg. De gesprekken blijven: die horen bij de vertrouwenspersoon, niet bij de persoon.
• Met ✉️ stuur je een nieuwe uitnodiging, bijvoorbeeld als de eerste verlopen is.

🔒 Toevoegen en weghalen staan in het wijzigingslog van de afdeling. Wat ze leest of beantwoordt, komt in geen enkel logboek. Een externe vertrouwenspersoon heeft per vereniging een eigen account.

🔍 Zoeken en alle versies in de handleiding